整理力——摘抄
作者&投稿：宠志 （若有异议请与网页底部的电邮联系）
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你在工作中有没有遇到这种情况：明明东西记得放在桌上，却怎么都找不到；文件和资料从不归整，查找的时候总是毫无头绪；办公桌是办公的地方，却总是乱成一团；电子邮箱总是会提醒邮件过多，却不知 所措；工作上总是喜欢拖拉，面对重要的工作却提不起精神；明明认真地在工作，却总是被上司批评不够努力。如果你有上述任何症状，那么此书的一些方法，可以教你此类问题将迎刃而解！
整理力是一种合理规划、有效利用资源的能力。
我们每天面对和处理各种各样的事情。学习、工作、家庭、个人，有些事会觉得千头万绪，无从下手。这样会造成严重的心理负担，会让自己处于焦虑之中，像背负中千斤重担，艰难前行。
如果你学会整理，你会发现：事情依然是那么多，但因为有了及时的自我整理和规划，让我们对待办事情的多少和难以程度有了直观的把握，再也不会有“我有好多事情要做，课具体有哪些我也说不清”的忙乱和焦虑感了。
有效的整理事情，人就会变得轻松。
比如很简单的整理就是把纸和笔取出来，把脑袋里记挂的事情全部写出来，无论是公事还是私事。之后，分成“开始行动”和“暂未行动”两大类。
在“开始行动”这一大类中，将两分钟内可完成的事情优先处理掉。复杂事务可以分类到“计划”里，等待用一整块时间和充足精力去全力完成；紧急的事情列入“首要”里，是接下来要立刻去着手做的事情；拜托人的事情列入“等回信”；不急的事情列入“日历”。
“暂未行动”中，必要的内容列入“资料”，将来的事情列入“期待”，不会再接触的事情则丢进“大脑垃圾桶”。
这就是整理。
番茄钟是一种时间整理法。
我们在整理工作内容、制定计划时候，往往会忽略休息时间。一旦计划无法完成，就会产生挫败感和其他负面情绪。不要急于求成，适当的休息会让你工作更要有效率。比如我们熟知的番茄工作法就是一种简单易行的时间整理法，不仅可以提升集中力和注意力，还注意留出来休息时间。
番茄工作法大家还有印象吗？就是选择一个待办事项，将番茄钟设置为25分钟，在这期间专注工作，中途不要做任何与该工作五官的事情。直到一个番茄钟结束。在纸上画个X进行短暂休息（5分钟）。
思维导图是一种思维整理法。
相比文字，大脑会更加青睐图形。图形更能刺激大脑皮层，引发丰富联想。思维导图就是表达发散思维的有效图解思维工具，简单效果又明显。
大家还记得思维导图怎么使用吗？软件绘画和手绘都可以。简单地说，第一步把主题词框起来，第二步用不同颜色的线连接，第三步加入箭头和图标。
思维导图图文并茂，用关键词与图像、色彩等元素建立记忆链接，可以帮助我们整理大脑思维，减轻心理负担，让我们更要创造力。
手账是让混乱生活有序的整理法。
手账就是笔记，但又不是简单的笔记，它是集日程安排、记事、简略日记，甚至百科大全为一体的超级手册。长期做手账，会让你从繁杂的事务中得到解脱，混乱的生活会变得井然有序。简单介绍下一种极简手账记录法。因为我们很多记录被现代科技多代替，所以每天花十分钟就记录下整理下重要信息就行。
1.预约或安排定下来了就马上记下来。无论是开会，参加聚会，买东西，一旦安排，马上记录。
2.随身携带，随时确定状态。
手账带在身上，完事就打钩，在大脑里也清空。没完成，留着。
3.想到任何重要事情马上记下来。
写作灵感，好句子，或紧急事务，无论在哪里，在做什么，马上记录。
日程表是让你控制事情的整理法。
单凭大脑记忆是容易造成疏漏，而且还会加大大脑负担，耽误工作。学会用日程表记录，不但不会耽误当前的工作，而且也不会耽误未做的工作。
做日程表就是把所有事情记录下来。有几个地方要注意：
第一，写入日程表之前一定要清晰地把握每项工作内容。
第二，定期对日程表安排的事项进行清空，按照是否付诸行动进行区分，并且对将要完成的工作设置一个合理的完成期限。
第三，我们之所以充满压力，很多时候是事情在大脑中混沌堵塞，造成心理焦虑和抵触。把他们统统记在大脑之外的日程表上，让大脑有足够的内存去进行思考，解放大脑。
有了日程表的帮助，就算遗忘了工作事项也不用担心。
整理习惯化是最好的整理法。
整理习惯化不是让你三天两头去整理，对工作和生活没有任何实际帮助，整理后部保持，会发现自己生活永远是忙乱的。长久的保持才是整理的真正意义。
为了避免整理无意义地重复、返工，最重要是溪谷那整理后的状态，什么状态？
首先是一天结束时检查整理的状态。检查家里各处是不是还符合整理的状态：报纸折好吗?上班的包放在固定位置了吗？等等等等。办公室也一样，下班前检查下，文件是否归类，文具是否放回原处等等。
其次，早上留出整理今天要做的事情的时间。提早十分钟，把一天工作细化。大脑渐渐会养成习惯，以后就更好维护整理成果了。
最后，把整理方法作为行动指南严格遵守。
把自己当初整理的方法当做居家、工作的行动指南，时刻谨记整理时的标准。比如忍不住把衣服乱扔沙发时候；又开始囤积大量卫生纸时，不妨冷静下来给自己警告——住手！你忘记了“整理大法”了吗？
如何整理文件？
整理文件不是把文件收拾好、放整齐，就完事。有时候依然寻不到某份文件，所以整理文件有以下方法：
方法1做索引：一份一目了然的索引每天至少能帮你节省三十分钟
利用索引可以将文件进行分门别类的收纳和整理，帮你把复杂凌乱的东西阶层化罗列，节约时间，提高效率。
制作索引，也是在梳理清楚思路，让知识结构在头脑中变得有条理。索引就像我们去一栋办公楼看楼层牌。
制作索引方法很简单：
第一，列出文件的主要类型。列文件的标准很多，按时间，按负责人，按部门等等。目的是为了便于查找。
第二，命名不同的类型，并制作标签
是合同就命名合同，是发票就命名发票，并贴上标签。
第三，按照标签开始制作文件索引目录
像书籍目录一样为你文件制作索引目录，还可以在一级标签下制作二级标签，便于细致的管理。
第四，将索引目录贴在文件柜最显眼的地方。务必使自己一眼能看见。
OK，这就是做文件索引整理文件。
方法2.依据每份文件的生命周期存放、处理它们。
各位都知道，很多文件堆放，原因在于有些没有用的文件一直放着。其实每一份文件都有自己的生命周期。不再具有时效性、重要性以及可利用的文件，要及时处理或丢弃，为下一阶段产生的文件留出足够的空间。文件的生命周期提醒我们好好利用文件，在文件发挥功效的时候物尽其用，在任务结束时候让其“生命的终结。”比如结束后的资料放在厚的文件册里，统一归档和保存。真没有任何作用的放进书柜储藏或用碎纸机处理。
方法3.要减少纸质文件，就把它们电子数据化。
每隔一段时间，桌子上就会出现各种草稿、会议便签、报表等各类文件，不觉又身处混乱之中。
大家都知道长期存放纸质文件，纸质易发黄损坏，导致信息丢失，还占用空间。电子数据化是减少纸质文件最有效的方法。利用扫描仪、手机、excel等电子设备和软件对有价值的文件进行扫描储存，把不在有价值的文件及时处理掉。
方法4.根据使用频度，用醒目的红标签甄选出需要处理的文件。
有些沉睡很久在书柜、抽屉的文件是否丢掉，自己没有把握，这个时候要根据文件使用频度来决定。根据高频度和低频率分类。高频率是我们一直会使用，必须整理好以备留用的文件。低频率的文件如合同，虽然没经常使用，但依然要妥善保存。其余无用处的文件自然是清理掉。
我们可以用红标签甄选出不再有利用价值的文件。
第一步，决定清理对象。比如我们抽屉里所有沉睡文件，或柜子上最顶层文件。
第二步，对象区域的文件全部贴上红标签。
第三步，决定期限。决定这些文件的使用期限，是六个月还是一年。如果六个月都没有打开它们过，就要好好审视下，问问自己是不是真的需要它们。
第四步，期限内使用过一次的就撕掉标签。说明这文件还有用，把它从“待清理”的区域移除。
第五步，最终日还贴着标签的文件当即处理。
红标签就是为我们清理工作留出了时间，期限内没有使用到的文件，日后使用的机会也十分小。
方法5.把需要长期保存的文件放入纸箱，并贴上详细的管理票。
其实，无论我们整理文件，怎么极简，文件还是丢不完，总有些文件需要长期保存。有些文件倾注了心血和感情，即使不再使用，也不能丢弃，那就做上记号，把它们留在“记忆的盒子”里。当你决定要整理好这些长期保存的文件，要如何进行呢？
首先确定是否真的需要保存。反复审视、筛选，最后留下真正需要保存的文件。
其次设定好保存期限。根据前面的红标签法，为长期保存的文件设置期限。
其三注目保存的物品和保存理由。让你 一目了然的信息写在一张标签上。
最后，标签贴在保存箱朝外的侧面。便于查看。
方法6.云盘是最便利的文件管理库。
在互联网时代，最好还是采取“云端”保存，节约资源。
如何有效整理电脑文件？
我们现在谈如何整理电脑空间，让科技真正为我们所用。
第一整理电脑桌面：经常整理电脑界面能让我们更加有效率地工作。
我们都喜欢把文件放在桌面，以至于桌面满满的，特别混乱。
电脑界面整理有一个比较重要的习惯：桌面图标不超过三排。如果真的喜欢在桌面上找文件，可以将桌面上的文件进行分类，再归类到某个专门储存该文件的文件夹中。再通过建立文件快捷方式的形式，快速找到文件。把无用的，不常用的软件和图表统统从桌面移除，让视野开阔。经过整理后，确保电脑桌面图标不超过三排。
第二电脑文件管理：对文件严格进行分类保存，防止出现混乱。
电脑文件数量比较多时，容易造成混乱，建议将文件分门别类整理，以防疏漏。这点大家操作电脑多了都会知道。不要把单个文件放在硬盘里。建立文件夹。是设计类就是设计类、是合同类就是合同类，是财务报表就放在财务报表文件夹。当然也可以按照客户名进行建立文件夹。文件夹里面的子文件夹也要分类清楚。我看过很多人的总文件，点开之后一样是混乱，一样无法查找所需要的文件。子文件夹也要建立清楚。
建立好电脑文件分门别类之后，可以再建立一个excel目录文件。便于查找所有文件，甚至可以创建超链接查找文件。这excel目录文件需要前期花大量时间建立，不过后期就节约时间了。
第三硬盘整理：按时间轴整理文件是一种简单实用的方法。
再大的硬盘也装不下不断生产的文件。我们需要及时处理过期的文件，为硬盘腾出空间。用年份和月份来命名文档，更加直观且不易疏漏。看文件的时间也能辨别这个文件是否保留。命名文件比较好的方式“客户-资料名称-创建日”
第四如何发邮件？
邮件大家都会发，但你一定收到过附件特别多的文件，或者在邮件里说明很多事情的邮件。很多人认为在一封邮件一次性说明多种事项很方便，其实不然。这样可能会让收件人处于混乱状态，忽略邮件要点，使你的工作进展缓慢。
最好的方法是一封邮件只说一件事，能极大地避免接收者出现疏漏。并在邮件上做一些标记能增加传达效率。因为普通的邮件名是容易被忽视的，收件人也无法从邮件名中接收到轻重缓急的信息。自然会忽略或忘记。那我们可以在邮件名前面或后面加上【急】、【重要】【尽快确认】等字眼。当然特别重要的事情，发完邮件后打个电话提醒对方及时接收。
如何整理工作环境？
长期在一个工作环境中工作，会逐渐将一个人同化。如果长期在一个脏乱差办公环境中工作，人也会逐渐产生惰性，失去工作的积极性。相反，好的办公环境里工作，心情愉快很多。我们再聊聊怎么整理一个良好的工作环境。
第一整理办公桌面：人会被办公桌的工作环境同化。在一个环境里待上半年时间，自己会逐渐习惯这个环境。
首先，将办公文件都有序地归档整理。这点在前面文件整理说过了，分门别类整理。
其次，除了办公资料和办公用品，办公桌不要放太多与工作无关的东西，并将电脑角度调整到合适位置。当然，可以放水杯和绿色植物。
第二整理办公桌：工作中我们最常使用的区域就是自己的办公桌了。再大的办公桌也放不下太多的东西。介绍一个办公桌分区法。
我们把办公桌大致分割成以下几个区域，便于整理：
区域1：桌面。桌面最常用，一定保证其整洁，空间足够让你方便工作。
区域2：右侧最上面的抽屉。这是一个最顺手的收纳位置，可将签字笔、笔记本、 U盘、各类数据线等工作相关物品放在这个抽屉，既能保证桌面干净，又能在我们需要时候快速找到。
区域3：右侧中间的抽屉。这里可以放一些个人物品。女性如化妆包、卫生巾啊可以放在这。当然也可以放备用药品、茶包、小零食等。
区域4：右侧最下面抽屉。这个区域使用频率不会太高。可以放一些小毛毯便于午休使用。或轻便的平底鞋。
区域5：正下方抽屉。这个区域放重要的工作资料。例如要保密的文件，不便他人看到的工作记录等等。
区域6：桌底。建议尽量不要放东西，只会越放越多。假如有垃圾桶，建议每日清理，保证空气清新。
当然啦，不是所有办公桌都是这样结构，根据自己实际情况来整理自己办公桌吧，重要是分区概念。
整理、整顿只是一次暂时的状态，关键是维持好这种状态，并且把收拾形成习惯化来对待。
办公室整理为什么要把物品竖着放？
我们习惯上下叠放的收纳方法，无论家里还是办公室，这几乎是一种习惯了。其实让物品都竖着，才是正确的收纳整理之道。
办公室收纳用竖立的方法，可以避免物品无限向上堆放，不断占用办公桌空间。堆在下面的不容易发现，取出也麻烦。
竖着的物品有5大好处：
1.节约空间：与平铺相比，竖立物品节约出更大空间。
2.便于取出也便于放回：这样会产生流畅感和舒适感。
3.不用在堆积中找资料：便捷查找，更加高效。
4.让物品整齐状态更持久：竖着更不容易混乱。
5.减少疏忽、失误：一眼就能看到文件，自然都在掌握中。
所以，让物品竖着收纳才是整理之道。
6.办公室带常带的
如何整理工作项目？
不善整理的人虽然总是一副忙前忙后的状态，但最后依然没看到什么成效。那是因为他不懂得通过整理让自己工作或项目变得清晰明白。虽然是高速旋转的陀螺，却没做好几件事。现在来分享如何让自己工作项目变得清楚的整理方法。
第一：你有做逐日列表吗？
有的人到公司茫然打开电脑却不懂要做什么？或者明明很多事情要做去，却不懂从哪做。这里介绍一种叫“必做事情逐日列表法”。
就是每天工作收尾的时候清楚明天要做什么事情，这种时候应该逐条列出。
首先，我们需要把今天一天要做的事情进行一个整理，比如哪些做完了，哪些还没做完。
其次，把未完成的工作写在便利贴或笔记本上，并标注好完成日期。
再次，再把第二天要做的事情梳理下，同样登记在笔记本或便利贴上。
最后，在下班前，讲整理好的纸条贴在工作桌前醒目的位置。
就这样，第二天来公司看看整理好的内容，一天要做的事情就清楚了。
第二：你能区分目的和目标吗？
大多数人会把目的当成目标，导致自己在执行过程中没有清晰的引导。
目的是某种行为活动的普遍性、统一性、终极性的宗旨和方针。而目标则比较具体，是某个行为活动的特殊性、个别化、阶段化的追求和目标。
这个概念还是很疑惑对吗？
我们用一个减肥的例子具体说明下，如何通过整理的方法区分目的和目标。
首先，在选择做什么事情之前，要明确目的是什么。
目的是抽象、宏观的宗旨和方针，如目的就是减肥。
其次，既然定下了目的，就要开始寻找达到目的过程中需要具体建立的目标了。
减肥很笼统，不利于后续操作。那如果我们以六个月减肥20斤为目标来实现这个目的，那么在六个月里内达到这个目标（结果）就是你的目的。
目的是应该达到的效果（结果），目标是要达到效果的量化指标。
例如，目标是从现在的140斤，六个月之后减到120斤。
最后根据你定下的目标找出作为手段的具体行动。
目的，目标清晰了，方法就容易多了。
为了达到减肥20斤的目标。你可以设定运动、手术、饮食等多种方法来实现。所以如果你不清楚目的和目标的时候，试着用这个方法整理下目的、目标和手段之间的关系，能够帮助你制定正确的实现目的的方案。
第三：你会分割目标吗？
新人入职场激情万丈，很容易把目标定得十分宏大，往往半途而废。因为往往会发现无论多么努力，依然无法达到目标。长此以往，不但积极性被消磨，还容易产生消极思想。一口气吃成一个胖子是不可能的，只有将目标进行阶段化分割，才有希望达到自己想要的状态。就像你给自己说，我要升职加薪变总监，想法虽好，想一跃而上却没那么容易。但你如果分阶段：三个月通过试用期，六个月独立完成项目，一年半升级成小组长，三年后成为总监，就能帮助你快速提升，达到目标。
很多人觉得目标分割后，看起来数量很多，似乎更难以实现，似乎搞复杂了，实际是清晰了，因为你很清楚知道每个阶段需要实现的小目标，然后一一攻克，逐渐进阶。就像我们玩游戏升级打怪一样。一级一级的升，才能打boss的可能。
所以，马上要实现很高的目标很容易遭受挫折，因此划定一个个阶段，一段一段上升才能解决。
第四：你会整理工作社交关系吗？
在工作中，人缘好是一项非常好的技能，但不过不对这些良好的社交资源进行整理，人缘好就不能最大限度地发挥作用。工作关系不整理就会出现找不到对应人的情况。
整理人际关系的方法是：
1.先对正在进行的项目合作人员进行整理，以项目为单位，制作表格。
2.将每个心目中负责不同部分的人员标注在表格中，包括职位、工作内容、擅长事情、联系方式以及他的人际关系都写清楚，以便于未来扩展人际关系。
3.分析大家擅长的地方，以及与自己工作相关的地方，确保一出现相应问题就能够找到擅长解决此类问题的朋友帮助，而不是病急乱投医。
4.时刻与这些朋友保持良好关系，而不是需要再去找，以免过于功利和唐突。
第五：你会列分工流程清单吗？
职场上，很多工作不是一己之力就能搞定的，大部分需要团队协作。学会列出“分工流程清单”就很重要。
如何整理一份清楚的分工流程清单呢？具体做到几点：
1.先把需要做的项目进行分工处理。比如一个项目可分为资料收集、数据整理、外部联系等等。
2.将任务分配给各个组员，并整理在表格中。分配时候以开会讨论形式或指定形式，确保每人知道自己具体工作是什么。
3.确定大家的工作之后，按照工作日期推进工作进度，确保项目顺利进行。
好了，本书比较重要的知识方法都在这里了。
我很喜欢本书中的一个观点：打扫房间的过程，就是处理、选择、抛弃的过程，是你与环境互动的过程。整洁的环境能够显示出一个人的逻辑性和条理性。所以说，房间能够反映出一个人的生命状态。
实际上，这也是整理的价值所在啊。
整理力是一种合理规划、有效利用资源的能力。
我们每天面对和处理各种各样的事情。学习、工作、家庭、个人，有些事会觉得千头万绪，无从下手。这样会造成严重的心理负担，会让自己处于焦虑之中，像背负中千斤重担，艰难前行。
如果你学会整理，你会发现：事情依然是那么多，但因为有了及时的自我整理和规划，让我们对待办事情的多少和难以程度有了直观的把握，再也不会有“我有好多事情要做，课具体有哪些我也说不清”的忙乱和焦虑感了。
有效的整理事情，人就会变得轻松。
比如很简单的整理就是把纸和笔取出来，把脑袋里记挂的事情全部写出来，无论是公事还是私事。之后，分成“开始行动”和“暂未行动”两大类。
在“开始行动”这一大类中，将两分钟内可完成的事情优先处理掉。复杂事务可以分类到“计划”里，等待用一整块时间和充足精力去全力完成；紧急的事情列入“首要”里，是接下来要立刻去着手做的事情；拜托人的事情列入“等回信”；不急的事情列入“日历”。
“暂未行动”中，必要的内容列入“资料”，将来的事情列入“期待”，不会再接触的事情则丢进“大脑垃圾桶”。
这就是整理。
番茄钟是一种时间整理法。
我们在整理工作内容、制定计划时候，往往会忽略休息时间。一旦计划无法完成，就会产生挫败感和其他负面情绪。不要急于求成，适当的休息会让你工作更要有效率。比如我们熟知的番茄工作法就是一种简单易行的时间整理法，不仅可以提升集中力和注意力，还注意留出来休息时间。
番茄工作法大家还有印象吗？就是选择一个待办事项，将番茄钟设置为25分钟，在这期间专注工作，中途不要做任何与该工作五官的事情。直到一个番茄钟结束。在纸上画个X进行短暂休息（5分钟）。
思维导图是一种思维整理法。
相比文字，大脑会更加青睐图形。图形更能刺激大脑皮层，引发丰富联想。思维导图就是表达发散思维的有效图解思维工具，简单效果又明显。
大家还记得思维导图怎么使用吗？软件绘画和手绘都可以。简单地说，第一步把主题词框起来，第二步用不同颜色的线连接，第三步加入箭头和图标。
思维导图图文并茂，用关键词与图像、色彩等元素建立记忆链接，可以帮助我们整理大脑思维，减轻心理负担，让我们更要创造力。
手账是让混乱生活有序的整理法。
手账就是笔记，但又不是简单的笔记，它是集日程安排、记事、简略日记，甚至百科大全为一体的超级手册。长期做手账，会让你从繁杂的事务中得到解脱，混乱的生活会变得井然有序。简单介绍下一种极简手账记录法。因为我们很多记录被现代科技多代替，所以每天花十分钟就记录下整理下重要信息就行。
1.预约或安排定下来了就马上记下来。无论是开会，参加聚会，买东西，一旦安排，马上记录。
2.随身携带，随时确定状态。
手账带在身上，完事就打钩，在大脑里也清空。没完成，留着。
3.想到任何重要事情马上记下来。
写作灵感，好句子，或紧急事务，无论在哪里，在做什么，马上记录。
日程表是让你控制事情的整理法。
单凭大脑记忆是容易造成疏漏，而且还会加大大脑负担，耽误工作。学会用日程表记录，不但不会耽误当前的工作，而且也不会耽误未做的工作。
做日程表就是把所有事情记录下来。有几个地方要注意：
第一，写入日程表之前一定要清晰地把握每项工作内容。
第二，定期对日程表安排的事项进行清空，按照是否付诸行动进行区分，并且对将要完成的工作设置一个合理的完成期限。
第三，我们之所以充满压力，很多时候是事情在大脑中混沌堵塞，造成心理焦虑和抵触。把他们统统记在大脑之外的日程表上，让大脑有足够的内存去进行思考，解放大脑。
有了日程表的帮助，就算遗忘了工作事项也不用担心。
整理习惯化是最好的整理法。
整理习惯化不是让你三天两头去整理，对工作和生活没有任何实际帮助，整理后部保持，会发现自己生活永远是忙乱的。长久的保持才是整理的真正意义。
为了避免整理无意义地重复、返工，最重要是溪谷那整理后的状态，什么状态？
首先是一天结束时检查整理的状态。检查家里各处是不是还符合整理的状态：报纸折好吗?上班的包放在固定位置了吗？等等等等。办公室也一样，下班前检查下，文件是否归类，文具是否放回原处等等。
其次，早上留出整理今天要做的事情的时间。提早十分钟，把一天工作细化。大脑渐渐会养成习惯，以后就更好维护整理成果了。
最后，把整理方法作为行动指南严格遵守。
把自己当初整理的方法当做居家、工作的行动指南，时刻谨记整理时的标准。比如忍不住把衣服乱扔沙发时候；又开始囤积大量卫生纸时，不妨冷静下来给自己警告——住手！你忘记了“整理大法”了吗？
如何整理文件？
整理文件不是把文件收拾好、放整齐，就完事。有时候依然寻不到某份文件，所以整理文件有以下方法：
方法1做索引：一份一目了然的索引每天至少能帮你节省三十分钟
利用索引可以将文件进行分门别类的收纳和整理，帮你把复杂凌乱的东西阶层化罗列，节约时间，提高效率。
制作索引，也是在梳理清楚思路，让知识结构在头脑中变得有条理。索引就像我们去一栋办公楼看楼层牌。
制作索引方法很简单：
第一，列出文件的主要类型。列文件的标准很多，按时间，按负责人，按部门等等。目的是为了便于查找。
第二，命名不同的类型，并制作标签
是合同就命名合同，是发票就命名发票，并贴上标签。
第三，按照标签开始制作文件索引目录
像书籍目录一样为你文件制作索引目录，还可以在一级标签下制作二级标签，便于细致的管理。
第四，将索引目录贴在文件柜最显眼的地方。务必使自己一眼能看见。
OK，这就是做文件索引整理文件。
方法2.依据每份文件的生命周期存放、处理它们。
各位都知道，很多文件堆放，原因在于有些没有用的文件一直放着。其实每一份文件都有自己的生命周期。不再具有时效性、重要性以及可利用的文件，要及时处理或丢弃，为下一阶段产生的文件留出足够的空间。文件的生命周期提醒我们好好利用文件，在文件发挥功效的时候物尽其用，在任务结束时候让其“生命的终结。”比如结束后的资料放在厚的文件册里，统一归档和保存。真没有任何作用的放进书柜储藏或用碎纸机处理。
方法3.要减少纸质文件，就把它们电子数据化。
每隔一段时间，桌子上就会出现各种草稿、会议便签、报表等各类文件，不觉又身处混乱之中。
大家都知道长期存放纸质文件，纸质易发黄损坏，导致信息丢失，还占用空间。电子数据化是减少纸质文件最有效的方法。利用扫描仪、手机、excel等电子设备和软件对有价值的文件进行扫描储存，把不在有价值的文件及时处理掉。
方法4.根据使用频度，用醒目的红标签甄选出需要处理的文件。
有些沉睡很久在书柜、抽屉的文件是否丢掉，自己没有把握，这个时候要根据文件使用频度来决定。根据高频度和低频率分类。高频率是我们一直会使用，必须整理好以备留用的文件。低频率的文件如合同，虽然没经常使用，但依然要妥善保存。其余无用处的文件自然是清理掉。
我们可以用红标签甄选出不再有利用价值的文件。
第一步，决定清理对象。比如我们抽屉里所有沉睡文件，或柜子上最顶层文件。
第二步，对象区域的文件全部贴上红标签。
第三步，决定期限。决定这些文件的使用期限，是六个月还是一年。如果六个月都没有打开它们过，就要好好审视下，问问自己是不是真的需要它们。
第四步，期限内使用过一次的就撕掉标签。说明这文件还有用，把它从“待清理”的区域移除。
第五步，最终日还贴着标签的文件当即处理。
红标签就是为我们清理工作留出了时间，期限内没有使用到的文件，日后使用的机会也十分小。
方法5.把需要长期保存的文件放入纸箱，并贴上详细的管理票。
其实，无论我们整理文件，怎么极简，文件还是丢不完，总有些文件需要长期保存。有些文件倾注了心血和感情，即使不再使用，也不能丢弃，那就做上记号，把它们留在“记忆的盒子”里。当你决定要整理好这些长期保存的文件，要如何进行呢？
首先确定是否真的需要保存。反复审视、筛选，最后留下真正需要保存的文件。
其次设定好保存期限。根据前面的红标签法，为长期保存的文件设置期限。
其三注目保存的物品和保存理由。让你 一目了然的信息写在一张标签上。
最后，标签贴在保存箱朝外的侧面。便于查看。
方法6.云盘是最便利的文件管理库。
在互联网时代，最好还是采取“云端”保存，节约资源。
如何有效整理电脑文件？
我们现在谈如何整理电脑空间，让科技真正为我们所用。
第一整理电脑桌面：经常整理电脑界面能让我们更加有效率地工作。
我们都喜欢把文件放在桌面，以至于桌面满满的，特别混乱。
电脑界面整理有一个比较重要的习惯：桌面图标不超过三排。如果真的喜欢在桌面上找文件，可以将桌面上的文件进行分类，再归类到某个专门储存该文件的文件夹中。再通过建立文件快捷方式的形式，快速找到文件。把无用的，不常用的软件和图表统统从桌面移除，让视野开阔。经过整理后，确保电脑桌面图标不超过三排。
第二电脑文件管理：对文件严格进行分类保存，防止出现混乱。
电脑文件数量比较多时，容易造成混乱，建议将文件分门别类整理，以防疏漏。这点大家操作电脑多了都会知道。不要把单个文件放在硬盘里。建立文件夹。是设计类就是设计类、是合同类就是合同类，是财务报表就放在财务报表文件夹。当然也可以按照客户名进行建立文件夹。文件夹里面的子文件夹也要分类清楚。我看过很多人的总文件，点开之后一样是混乱，一样无法查找所需要的文件。子文件夹也要建立清楚。
建立好电脑文件分门别类之后，可以再建立一个excel目录文件。便于查找所有文件，甚至可以创建超链接查找文件。这excel目录文件需要前期花大量时间建立，不过后期就节约时间了。
第三硬盘整理：按时间轴整理文件是一种简单实用的方法。
再大的硬盘也装不下不断生产的文件。我们需要及时处理过期的文件，为硬盘腾出空间。用年份和月份来命名文档，更加直观且不易疏漏。看文件的时间也能辨别这个文件是否保留。命名文件比较好的方式“客户-资料名称-创建日”
第四如何发邮件？
邮件大家都会发，但你一定收到过附件特别多的文件，或者在邮件里说明很多事情的邮件。很多人认为在一封邮件一次性说明多种事项很方便，其实不然。这样可能会让收件人处于混乱状态，忽略邮件要点，使你的工作进展缓慢。
最好的方法是一封邮件只说一件事，能极大地避免接收者出现疏漏。并在邮件上做一些标记能增加传达效率。因为普通的邮件名是容易被忽视的，收件人也无法从邮件名中接收到轻重缓急的信息。自然会忽略或忘记。那我们可以在邮件名前面或后面加上【急】、【重要】【尽快确认】等字眼。当然特别重要的事情，发完邮件后打个电话提醒对方及时接收。
如何整理工作环境？
长期在一个工作环境中工作，会逐渐将一个人同化。如果长期在一个脏乱差办公环境中工作，人也会逐渐产生惰性，失去工作的积极性。相反，好的办公环境里工作，心情愉快很多。我们再聊聊怎么整理一个良好的工作环境。
第一整理办公桌面：人会被办公桌的工作环境同化。在一个环境里待上半年时间，自己会逐渐习惯这个环境。
首先，将办公文件都有序地归档整理。这点在前面文件整理说过了，分门别类整理。
其次，除了办公资料和办公用品，办公桌不要放太多与工作无关的东西，并将电脑角度调整到合适位置。当然，可以放水杯和绿色植物。
第二整理办公桌：工作中我们最常使用的区域就是自己的办公桌了。再大的办公桌也放不下太多的东西。介绍一个办公桌分区法。
我们把办公桌大致分割成以下几个区域，便于整理：
区域1：桌面。桌面最常用，一定保证其整洁，空间足够让你方便工作。
区域2：右侧最上面的抽屉。这是一个最顺手的收纳位置，可将签字笔、笔记本、 U盘、各类数据线等工作相关物品放在这个抽屉，既能保证桌面干净，又能在我们需要时候快速找到。
区域3：右侧中间的抽屉。这里可以放一些个人物品。女性如化妆包、卫生巾啊可以放在这。当然也可以放备用药品、茶包、小零食等。
区域4：右侧最下面抽屉。这个区域使用频率不会太高。可以放一些小毛毯便于午休使用。或轻便的平底鞋。
区域5：正下方抽屉。这个区域放重要的工作资料。例如要保密的文件，不便他人看到的工作记录等等。
区域6：桌底。建议尽量不要放东西，只会越放越多。假如有垃圾桶，建议每日清理，保证空气清新。
当然啦，不是所有办公桌都是这样结构，根据自己实际情况来整理自己办公桌吧，重要是分区概念。
整理、整顿只是一次暂时的状态，关键是维持好这种状态，并且把收拾形成习惯化来对待。
办公室整理为什么要把物品竖着放？
我们习惯上下叠放的收纳方法，无论家里还是办公室，这几乎是一种习惯了。其实让物品都竖着，才是正确的收纳整理之道。
办公室收纳用竖立的方法，可以避免物品无限向上堆放，不断占用办公桌空间。堆在下面的不容易发现，取出也麻烦。
竖着的物品有5大好处：
1.节约空间：与平铺相比，竖立物品节约出更大空间。
2.便于取出也便于放回：这样会产生流畅感和舒适感。
3.不用在堆积中找资料：便捷查找，更加高效。
4.让物品整齐状态更持久：竖着更不容易混乱。
5.减少疏忽、失误：一眼就能看到文件，自然都在掌握中。
所以，让物品竖着收纳才是整理之道。
6.办公室带常带的
如何整理工作项目？
不善整理的人虽然总是一副忙前忙后的状态，但最后依然没看到什么成效。那是因为他不懂得通过整理让自己工作或项目变得清晰明白。虽然是高速旋转的陀螺，却没做好几件事。现在来分享如何让自己工作项目变得清楚的整理方法。
第一：你有做逐日列表吗？
有的人到公司茫然打开电脑却不懂要做什么？或者明明很多事情要做去，却不懂从哪做。这里介绍一种叫“必做事情逐日列表法”。
就是每天工作收尾的时候清楚明天要做什么事情，这种时候应该逐条列出。
首先，我们需要把今天一天要做的事情进行一个整理，比如哪些做完了，哪些还没做完。
其次，把未完成的工作写在便利贴或笔记本上，并标注好完成日期。
再次，再把第二天要做的事情梳理下，同样登记在笔记本或便利贴上。
最后，在下班前，讲整理好的纸条贴在工作桌前醒目的位置。
就这样，第二天来公司看看整理好的内容，一天要做的事情就清楚了。
第二：你能区分目的和目标吗？
大多数人会把目的当成目标，导致自己在执行过程中没有清晰的引导。
目的是某种行为活动的普遍性、统一性、终极性的宗旨和方针。而目标则比较具体，是某个行为活动的特殊性、个别化、阶段化的追求和目标。
这个概念还是很疑惑对吗？
我们用一个减肥的例子具体说明下，如何通过整理的方法区分目的和目标。
首先，在选择做什么事情之前，要明确目的是什么。
目的是抽象、宏观的宗旨和方针，如目的就是减肥。
其次，既然定下了目的，就要开始寻找达到目的过程中需要具体建立的目标了。
减肥很笼统，不利于后续操作。那如果我们以六个月减肥20斤为目标来实现这个目的，那么在六个月里内达到这个目标（结果）就是你的目的。
目的是应该达到的效果（结果），目标是要达到效果的量化指标。
例如，目标是从现在的140斤，六个月之后减到120斤。
最后根据你定下的目标找出作为手段的具体行动。
目的，目标清晰了，方法就容易多了。
为了达到减肥20斤的目标。你可以设定运动、手术、饮食等多种方法来实现。所以如果你不清楚目的和目标的时候，试着用这个方法整理下目的、目标和手段之间的关系，能够帮助你制定正确的实现目的的方案。
第三：你会分割目标吗？
新人入职场激情万丈，很容易把目标定得十分宏大，往往半途而废。因为往往会发现无论多么努力，依然无法达到目标。长此以往，不但积极性被消磨，还容易产生消极思想。一口气吃成一个胖子是不可能的，只有将目标进行阶段化分割，才有希望达到自己想要的状态。就像你给自己说，我要升职加薪变总监，想法虽好，想一跃而上却没那么容易。但你如果分阶段：三个月通过试用期，六个月独立完成项目，一年半升级成小组长，三年后成为总监，就能帮助你快速提升，达到目标。
很多人觉得目标分割后，看起来数量很多，似乎更难以实现，似乎搞复杂了，实际是清晰了，因为你很清楚知道每个阶段需要实现的小目标，然后一一攻克，逐渐进阶。就像我们玩游戏升级打怪一样。一级一级的升，才能打boss的可能。
所以，马上要实现很高的目标很容易遭受挫折，因此划定一个个阶段，一段一段上升才能解决。
第四：你会整理工作社交关系吗？
在工作中，人缘好是一项非常好的技能，但不过不对这些良好的社交资源进行整理，人缘好就不能最大限度地发挥作用。工作关系不整理就会出现找不到对应人的情况。
整理人际关系的方法是：
1.先对正在进行的项目合作人员进行整理，以项目为单位，制作表格。
2.将每个心目中负责不同部分的人员标注在表格中，包括职位、工作内容、擅长事情、联系方式以及他的人际关系都写清楚，以便于未来扩展人际关系。
3.分析大家擅长的地方，以及与自己工作相关的地方，确保一出现相应问题就能够找到擅长解决此类问题的朋友帮助，而不是病急乱投医。
4.时刻与这些朋友保持良好关系，而不是需要再去找，以免过于功利和唐突。
第五：你会列分工流程清单吗？
职场上，很多工作不是一己之力就能搞定的，大部分需要团队协作。学会列出“分工流程清单”就很重要。
如何整理一份清楚的分工流程清单呢？具体做到几点：
1.先把需要做的项目进行分工处理。比如一个项目可分为资料收集、数据整理、外部联系等等。
2.将任务分配给各个组员，并整理在表格中。分配时候以开会讨论形式或指定形式，确保每人知道自己具体工作是什么。
3.确定大家的工作之后，按照工作日期推进工作进度，确保项目顺利进行。
好了，本书比较重要的知识方法都在这里了。
我很喜欢本书中的一个观点：打扫房间的过程，就是处理、选择、抛弃的过程，是你与环境互动的过程。整洁的环境能够显示出一个人的逻辑性和条理性。所以说，房间能够反映出一个人的生命状态。
实际上，这也是整理的价值所在啊。
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