如何组织一场中大型会议？

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大会难办怎么办？如何高效的组织大型会议举办?

大会难办，几乎是会议策划、管理与服务从业者公认的事实。会议举办难度随会议规模扩大而指数级增长，为什么会出现这种现象？我们又要如何应对？

快会务 大型会议管理系统

大会难办源于会议因素间复杂的相互作用关系

首先，我们要对会议活动有一个清晰的认知，那就是会议不是简单的参会人排排坐，服务人员奉茶水。会议是一项复杂的活动，由各种因素与关系方组成，而各因素与各关系方之间也存在着或强或弱相互作用。

简单地说，开会，尤其是大型会议，本就是一件比想象复杂的事情。

会议因素的动态性

组织会议不是写代码，你按照逻辑写好了，检查好没有bug，它就会按照你的期望运行。会议的各种因素都存在着不确定性，比如一个重磅演讲嘉宾飞机延误了不能按时出现，比如报名400人实际因各种原因只来了200人，比如天气预报明明是晴天忽然下起了雷阵雨……会议规模越大，可能变动的因素就越多。

会议因素存在关联性

会议因素往往不是独立存在的，而是有一定的协作性和关联性。比如某场会议因邀请了某重磅嘉宾而吸引了很多参会者，那么该嘉宾的因故缺席就会影响到这部分参会者的参会积极性，甚至因该嘉宾产生的会议赞助、参会媒体等也会受影响。

会议因素的开放性

如果一场会议是公司内部会议，往往可控因素更多些。但很多会议是对外的，参会者与主办方的利益关系不强，可控性也不强，出现意外的几率就随之增加。越大型的会议，这种现象就越明显。

做好这三点，大会效果有保障

1、着力关注关键性影响因素

其实会议管理从某种程度来说也遵循着帕累托法则。一个重磅嘉宾对一场会议的影响与一个普通参会者的影响显然不同。会议组织者要想清楚一场会议的关键因素有哪些，把相对多的精力放在这些因素上。只要把控好这些关键点，其它因素即使出现小问题，对大会整体效果的影响通常都不会太大。

2、做好预备方案，防患于未然

做好预案，把各种可能的突发情况提前想到，并准备B计划，应该成为会议组织者的基本素质。很多时候，成败藏于细节，想得越细，失误的概率越小，会议达到预期的可能性就越大。

3、组织分工明确，责任到人

与管理基本原则并无二致，会议管理同样要完善责任制，把所有工作落实到人。每个人都要对自己负责的部分想清楚、想到细处。出现突发情况能随时找到相应部分的责任人进行跟进，避免出现踢皮球的情况。

快会务适用于流程复杂、安全级别高、体验要求高的大型会议场景，助力客户提升办会品质与效率。通过会议数字化管理，可以节省出更多人力跟进关键影响因素，可以减少会议组织与跟进过程中的人为性失误，还可以从后台实时关注参会数据，提早发现问题并予以应对。

会议，是公司运营中不可缺少的一项内容。大大小小，不同形式的会议不计其数，如座谈会、工作报告会、分享会、培训会、年中总结会、年会、调研会等等。如何高效的组织一场会议，尤其是中大型的会议，是职场人士的一项技能。

会议形式有很多种：线下集中会议、电话会议、视频会议、QQ微信群会议等等。本文主要分享的是线下集中式会议。

会议组织分为四个阶段：会议方案、会前准备、会议执行、会后总结。其中会议前的准备工作是整个会议组织的重点，也是花费时间最长，保证会议达成效果的关键。

一般，会议的方案都由领导或上司下达，了解会议的主要目的和效果，核心议程，参会对象，会议规模，会议预算和形式等内容，是会议组织的前提。

会前准备，是整个会议组织中最关键的环节，准备越周到充分，会议效果越佳。

组织中大型会议，是一项繁杂的事物，往往需要团队协作，单靠个人很难达成效果。因此，会前的统筹安排很重要，明确每个人的具体事项和标准，然后分工合作。

细节，体现会务安排的周到，影响现场的体验感。 考虑到会议的方方面面，人、地、场、事的安排，如果越早的考虑到，现场的体验感会越好，比如：会议场地的氛围布置、时间地点日程安排的指引、餐饮适合参会人员的口味、接待的贴心高效等。会务组织是需要经验的积累。

高效，体现会务安排的水平，利用好的工具可提高效率，减少沟通和时间成本。 比如可以会议助手发布通知，会议签到，方便了解动态接收信息和传达率。问卷星金数据收集会议回执和信息，减少统计时间等等。

流程和内容，体现会议核心精神。 如果内容不是组织者提供，那组织者需要考虑的更多的是流程的紧凑和合理，以及内容的展现效果，如主持人串词稿、配合视频、音乐、画面等多种形式的展现。如果组织者需要准备会议内容材料，在会议准备的最开始，就需要定下整个材料的核心思想和内容框架思路，需考虑观众的需求点，然后再考虑填充内容及表达形式。

会议执行，更多的是保证会议顺畅的执行，现场的摄影摄像文字记录，以及临时事件的协调处理。如果第二阶段准备得足够充分，在会议执行出现的问题会越少。

会议结束后，可以喘一口气，但结束后的返程安排，也是给参会人员最后的感受，不可掉以轻心。费用结算是一项繁杂的事情，如果在会议预算考虑全面，会议期间做好签到记录收费记录等，结算时可节省时间。会后总结要及时，最好在会议当天整理好，趁热打铁。

小结：

会议方案：清晰明了

会议准备：团队协作，分工明确，流程合理，细致周到

会议执行：灵活处理

会后总结：耐心，及时

如何安排大型会议
答：3、会议结束，需要入住的就安排入住，不需要的就安排车，安排飞机（来的时候忘了说接机的事了，认真看到这的人才能发现吧）。会议期间记得拍照！五、撤场、1、一样的注意安全、把握时间、别丢东西、别忘记退报馆时候拿的押金！2、活动总结、召集工人等、开个总结小会。好的地方必须表扬、有错误不能...

如何做好一场大型会议
答：公司马上就要举办一年一度的阳光行动会议了。在大家做好本职工作的同时，每个人还都要分出一部分时间来做好会议的准备工作。因为准备工作做的越扎实，会议的成果也才能有十足的把握。那么如何才能最好一场大型会议，现做简短的总结，分享与大家，希望有所帮助。举办一场大型的会议，首先我们要做的是这次...

在现代职场中,如何开好一场会议?
答：一定要有一个准确完整的会议记录，每次会议要形成决议，会议的各项决议一定要有具体执行人员及完成期限。09 凡是散会，必有事后追踪。记住“散会不追踪，开会一场空”。加强稽核检查：要建立会议事后追踪程序，会议每项决议都要有跟踪、稽核检查，如有意外可及时发现适时调整，确保各项会议决议都能完成。10...

如何协助领导组织会议
答：一、会议预案的制定：当决定召开会议之后，秘书人员要着手做的就是拟定详细的会议方案。会议方案也称为会议预案，就是为实现一定的会议功能目标，事先对运作环节、工作事务过程，办事流程所做的有序安排。属于计划类会议文书。一般来说，中、大型会议或重要的电视、网络视频会议才需要拟定预案，简单的小型...

如何组织一场高效,成功的会议
答：一、是会议，必有准备 永远不开没有准备的会议，会议的成本是时间，会议没有结果就是对公司的犯罪，没有准备的会议就等于一场集体谋杀。所以，会议由事先检查制度，没有准备好的会议必须取消。在会议前，必须把会议材料提前发给与会人员，与会人员要提前看材料并做好准备，不能进了会议室才开始思考。...

如何很好地组织一场会议
答：会议议题：紧扣会议目的，让会议在充分讨论中达成同识。会议议程：不到最后一刻不放弃修改的可能性，会议主持人必须具备优秀的时间控场能力。2、会务组的安排 会务组人员确认、分工 组长负责统筹、公司高层接机、陪同；组员1负责物料准备：条幅制作、拱门、雨伞、水果、茶点、笔记本、笔、酒水采购、卫生急救...

如何做好大型会议会务工作
答：4、做好与会人员范围的确定。要按会议的规格档次及议题内容确定参会人员，不要动辄请上一堆“名人”，根本不考虑会议的议题与这些人有无关系。这样做除了给会议主办方与会议组织者、服务人员增加会务负担外，什么作用也起不到。5、做好会议通知的发送。按照确定的参会人□王文元浅谈怎样做好会务工作应...

大型会议策划方案
答：大型会议策划方案 (一) (一)会议接待方案的含义 会议接待方案是指安排与会者的迎送和吃、住、行、游、乐等接待活动及具体事务的文案,属于会议专题策划 方案,可以包含在会议总体方案中,也可以单独拟写,作为会议总体方案的附件。 (二)会议接待方案的基本内容 1.接待对象和接待缘由。会议的接待对象的种类众多,包括上...

如何组织会议
答：表明下次会议的日期和时间。 2、根据会议,对执行进行监督和检查。 问题二:如何组织有效会议和开展会议 因为开会耽误多少工作?算算看,你一周内总共: 以讲话传达讲话, 以会议贯彻会议, 以文件落实文件 你如何看待“文山会海”现象? 会议的重要性 大多数企业在会议中决定其基本走向 90%以上的重大决策是通过会议...

公务员面试:如何组织一场成功的会议
答：1）在会议的组织者方面，小型的会议可设置专人专岗，大型的会议可分设会务组、后勤组、安保组、接待组等，不同的分组有着明确的分工。2）其中，会议中的主持人起到缓和气氛，掌控会议进程的重要作用。会议的内容 会议的内容方面可划分为会议的策划（会议的准备、会议的分工）、会议的执行。会议的结束...