电子档案与纸质档案的整合管理

~

电子档案与纸质档案的整合管理

　　个人档案是一个人一生生命轨迹的缩写，是用人单位了解一个人情况的非常重要的资料，也是一个人政治生涯中的重要组成部分，绝不可小看和忽视。以下是我为大家整理的电子档案与纸质档案的整合管理相关内容，仅供参考，希望能够帮助大家。

　　电子档案与纸质档案的整合管理

　　1、同步归档。在电子档案与纸质档案整合管理过程中，应当认真检验并审核所收集的纸质文档，切实保证纸质文档归档处理工作的规范有序进行。所收集的电子信息在规范审核后也应及时进行归档处理，以确保其满足档案管理工作的基本要求。就电子档案与纸质档案归档的具体操作来看，二者存在一定差异，应当注意的是，电子档案归档时应当将其存入计算机硬盘中，并进行清晰标记，确认已归档，为后续档案管理工作提供便利。

　　2、同步整理。在电子档案与纸质档案整合管理工作中，档案管理人员应当采取可行措施对电子档案和纸质档案进行同步整理，确保电子档案与纸质档案在编号上保持高度一致性，确保其信息规则一致，促进电子档案与纸质档案同步整理完成，从而全面提高档案管理工作效率，确保电子档案与纸质档案的实际利用价值得到最大程度的发挥。

　　3、同步鉴定。对于电子档案的鉴定最理想的情况是计算机自动鉴定，系统依照预定的保管期限表判断保管期限；纸质档案可随时鉴定，即时归档。

　　4、同步利用。在查阅档案时，我们可以通过同一著录的信息检索纸质和电子两种不同类型的同一档案。提供利用时，以电子档案为主。在需要用纸质档案时，可按同一档号提供纸质档案，这样既提高了档案的`利用率，又减少了纸质档案的磨损，有利于纸质档案的长期保存从实质讲，电子档案与纸质档案整合管理理念，实际上主张的是传统档案生命周期理论指导下档案分阶段管理的电子化实现。

　　拓展内容：

　　电子档案与纸质档案整合管理的探索

　　1、建立相对独立又彼此联系的两套管理系统。由于电子档案在收集时间和方式以及存储、保护、利用等方面完全不同于传统的纸质档案，在纸质档案与电子档案并存期，应根据两者各自的特点分别建立不同的管理系统，分别操作、分别保管、分别利用，并在两个系统之间建立必要的通道，使之很容易地实现从一种文件找到相同内容的另一种文件，以便在有关业务处理上协调一致，方便利用。

　　2、并存期间应根据自身特点实行双套制。鉴于电子档案与纸质档案各自的特点，电子档案和纸质档案将长期并存，我们可采取既简单又保险的办法双套制。即：在电子环境下将一些需要永久、长期保存和需要维护归档的电子档案，及时从计算机上拷贝并输出成纸质档案作常规保存，继续用传统的文件形式来保持其原始性、证据性和权益性；或是把一些利用频繁，需要传输、联网的已开放的纸质档案录入，转化为电子档案，以满足档案信息资源共享的需要。当然，在将纸质档案和电子档案拷贝双重归纳时，电子档案要用可脱机保存的载体备份下来。以纸质档案与磁盘（光盘、磁带、，制成双重备份，分别归档管理。

　　3、实行各种管理时都要制定一定的互通互联方式。电子档案与纸质档案的管理内容是互通互联的：一是，利用纸质档案将电子档案的内容固定，解决电子档案的易变动、易修改问题，确保其法律效用；二是，纸质档案转换为电子档案工时，进行完善的著录标引，附上背景信息和原数据，可以互通互联，通过彼此著录信息能查找到各自存放位置，互为备份，互通互联。

　　4、建立一套科学合理的管理制度。电子文件的可复制性和删改无痕迹性，电子档案的保护工作尤为重要。因此，要建立一整套电子档案全程保护制度和传递记录制度，以保障电子文件的及时收集，防止在分散状态下发生信息丢失。同时，电子文件形成后因载体转换或格式转换而不断地改变自身的存在形式，如果没有相关信息证实电子文件的内容没有发生变化，便难以确认它的原始性和完整性。因此，应该为每一份电子文件建立必要的记录制度，从收集开始就进行记录，记录电子文件的管理和提供利用情况。

;

各种门类的档案均源于业务开展的过程当中，为了对于具有借鉴意义的业务工作进行记录和后续的场景还原，因此需要在档案生成时，就将档案和业务工作建立联系，把业务过程中产生的会计档案、纸制档案、电子档案以及其他形式的文件统一进行关联，包括档案元数据、档案背景的关联文件，从而达到未来在调阅一份档案时就能够还原当时业务过程的全貌。
所有类型档案统一管理，把业务和档案完美融合，实现从档案的收集、整理、管理、利用都能够与业务关联起来，组织内部不同角色人员在开展具体工作的任意环节都能实现档案的应用。
让高层领导决策更有依据，让部门领导向上汇报和向下管理更有的放矢，让普通员工对档案利用更加方便高效。
如何做到整合管理？
制度先行，结合业务梳理档案制度规范，用制度培养档案归档意识，提升档案归档率和利用率，为业档一体化奠定基础；改造前端业务场景紧随其后，为业务档案归档管理提供素材； 基于档案管理制度规范，配套相应的业档一体化档案管理系统，实现组织内部对于会计档案、纸质档案、电子档案、系统日志、用户行为、音视频、图片等各类档案的一体化管理。

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。我们的档案内容包括：档案收集、档案整理、档案录入、档案数字化、档案系统、档案培训、档案软件定制、档案智能化管理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用、档案销毁。

这些工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 8个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。

OA的档案管理是什么样的?
答：OA系统以“权限+文档”两大功能板块为基础，帮助组织统一“纸质档案”与“电子档案”，用一套系统高效管理档案存储、借阅、归还和查询4大环节。（档案管理系统基本功能展示）1、“存”不费时 借助OA的电子表单就能把组织的所有纸质档案录入系统，形成实物档案与电子信息一一对应的电子档案库，让管理人员在...

大学退学复读,纸质档案和电子档案怎么处理?
答：纸质档案会退还给学生本人；电子档案则会被从档案系统中撤档。因为档案的流动性规定在工作中必须坚持“档随人走”。人事档案的管理与员工的人事管理相统一，才便于发挥人事档案的作用，如果人、档脱节，保管人事档案而不知当事人已调往何处，即“有档无人”，这样的无头档案，保管得再好也无意义。因此...

浅谈加强电子档案的管理,做好电子档案的利用
答：本文从电子档案的管理入手，分析了电子档案的主要利用途径，指出了做好电子档案管理的若干措施。 　 　一、电子档案使用的主要途径 电子档案具有快捷、方便的特点，与传统的纸质档案相比，其查全率和查准率是纸质档案无法可比的。然而，电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上，而且还需要发挥...

电子档案管理要求
答：电子档案管理的要求如下：档案人员要转变思维方式，更新观念；档案人员要保证电子文件的可识读性；档案人员要确保电子档案的原始性；档案人员要加强对档案的集中统一管理；档案人员要严保档案安全。1、档案人员要转变思维方式，更新观念。要提高档案人员对电子档案重要性的认识，使其摆脱以纸质档案管理为基础...

论如何做好电子档案的管理工作
答：相信写论文是一个让许多人都头痛的问题,以下是我整理的论如何做好电子档案的管理工作,供大家参考借鉴,希望可以帮助到有需要的朋友。 【摘要】 就电子档案管理的工作如何改善,如何提升,本文进行了简单的论述,希望能够通过这些倡议和策略来改善电子档案管理工作目前的低迷局面。 【关键词】 电子文件;档案管理;策略。

电子文件档案化管理探讨
答：4)电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同,它对保存场地的面积要求不高,而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。 三、电子文件档案化管理的必要性和存在问题 电子文件档案化管理,就是在传统档案管理经验和形式基础上,结合电子文件自身的特点,采用先进的计算机和网络技术,有针对性的汲取文件中心、虚拟立卷等...

高校怎么做好档案管理
答：档案管理工作的发展趋势是逐步向自动化转变，实现电子档案和纸质档案一体化管理。要实行电子文件与电子档案一体化管理，为了保证安全，就必须制定严密电子文件安全管理制度，完善电子文件流转跟踪登录管理。在电子文件管理系统中建立有效的操作权限管理体系，按照信息安全、人员职责、设备管理等因素，对电子文件管理...

福建省数字档案共享管理办法
答：专业档案馆应当依法收集其专门领域的数字档案，并向福建省数字档案资源中心（以下简称资源中心）主动提供有关数字档案。第七条　档案形成单位应当按照规定向有关档案馆移交电子档案和符合规范标准要求的纸质档案数字化副本。第八条　鼓励公民、法人或者其他组织参与数字档案共享的相关工作。对在数字档案共享工作...

全国民办高校学生信息公共查询平台服务功能
答：全国民办高校学生信息公共查询平台提供了一系列全面的服务功能，旨在支持毕业生的档案管理和职业发展。首先，平台整合了档案管理服务，将所有民办高校毕业生的学习档案统一收集并归档。这些档案由国家人才流动中心、全国工商联人才交流服务中心和平台的档案管理系统共同管理。电子档案与纸质档案同步保存，既支持线上...

档案管理工作计划(通用5篇)
答：三、切实加强档案管理工作。完成xx年度的文书档案立卷工作,进一步建立健全各项档案管理制度。 四、进一步完善电子档管理工作。开展好我分局电子档案管理工作,逐步建立起完善的电子文件归档机制,做好电子文件和纸质文件同步归档和有效管理工作。 五、切实做好档案室的安全保管工作,严格落实“八防”措施,要定期对档案保管状况...